5 tips til bedre e-mails på engelsk til et globalt publikum

I en travl hverdag er det fristende at skyde en hurtig e-mail afsted – især på engelsk, når modtageren sidder i udlandet. Men forretningsmails er ikke blot en praktisk informationsudveksling. De er en vigtig del af virksomhedens ansigt udadtil. Sproglige fejl, kulturelle misforståelser eller en for direkte tone kan koste dyrt – både relationer, troværdighed og forretning.

💡 Hvorfor e-mails på engelsk kræver mere end bare sprogkundskaber

Engelsk er fællesnævneren i international erhvervskommunikation, men det betyder ikke, at alle forstår og bruger det ens. En e-mail til en amerikaner, en tysker eller en japaner kræver forskellige overvejelser. Det handler ikke kun om korrekt stavning eller grammatik – men om interkulturel kommunikation:

• Hvordan opfattes høflighed?

• Hvad betyder “hurtig respons” i forskellige kulturer?

• Hvad er passende struktur og tone?

⚠️ Når e-mails skader mere end de gavner

Jeg har mødt mange danske ledere og medarbejdere, der tror, at “det går nok – de forstår jo engelsk.” Men konsekvenserne af en uheldig mail kan være:

❌ Stilhed fra modtageren, fordi tonen virker uhøflig

❌ Forvirring, fordi strukturen ikke er klar

❌ Mistet samarbejdsvilje, fordi mailen opfattes som kommanderende

❌ I værste fald: en potentiel aftale, der aldrig bliver til noget

Professionel e-mailkommunikation kræver derfor ikke bare sprog – men også forståelse for kultur og kontekst.

5 tips til bedre e-mails på engelsk i en international forretningskontekst

📌 1. Vær høflig – også når det skal gå hurtigt

Engelsk forretningskommunikation har ofte en venligere og mere indirekte tone end dansk. Brug fx "I hope this email finds you well" eller "I would appreciate it if you could..."

📌 2. Skab klar struktur

Start med dit formål, tilføj relevant kontekst og afslut med en tydelig opfordring til handling (call to action). Brug korte afsnit og gerne punktopstillinger.

📌 3. Kend din modtager

Amerikanere foretrækker en imødekommende og personlig stil. Tyskere sætter pris på formel præcision. Asiatiske kulturer forventer høflighed og indirekte formuleringer. Tilpas tonen derefter.

📌 4. Pas på ordvalget

"Skal du sende det nu?" oversættes ikke direkte. Skriv hellere: "Could you please send it today?" eller "It would be helpful to receive it by the end of the day."

📌 5. Afslut professionelt

Undgå at slutte abrupt. Gode formuleringer er fx "Looking forward to your response", "Let me know if you need anything else" og "Best regards / Kind regards"

🧭 Vil du lære mere?

Hos els-com.dk hjælper vi danske virksomheder med at styrke deres internationale kommunikation.

Vores onlinekursus i erhvervskommunikation og interkulturel forståelse på engelsk er designet til netop det formål.

📩 Kontakt mig gerne, hvis du vil vide mere om, hvordan I kan styrke jeres professionelle e-mails – og jeres internationale relationer.